همه با نام «مجموعه اداری» آشنا هستند، با این حال، با توجه به اینکه تعداد زیادی از برنامه‌ها در این اصطلاح قرار می‌گیرند، نمی‌توان گفت دقیقاً چه چیزی را تشکیل می‌دهد. بیایید کشف کنیم که چه چیزی یک برنامه را به مجموعه اداری تبدیل می کند و چگونه بهترین برنامه را برای وظایف خود انتخاب کنیم.
ـ office suite چیست؟
نرم‌افزار مجموعه آفیس مجموعه‌ای از برنامه‌های بهره‌وری است که معمولاً برای کارهای کاری در محیط اداری، مطالعه، فرآیند خلاقانه و اهداف دیگر استفاده می‌شود. مجموعه آفیس به شما امکان می دهد اسناد را ایجاد، مدیریت و به اشتراک بگذارید، با تیم خود ارتباط برقرار کنید. در محل کار، افراد از مجموعه های اداری برای ایجاد و به اشتراک گذاری انواع اسناد تجاری، ایجاد محتوای خلاقانه، مدیریت و محاسبه داده ها، رسیدگی به فرآیندهای قانونی، و سازماندهی تمام جنبه های ارتباطی و همکاری در داخل و خارج سازمان استفاده می کنند. در آموزش و پژوهش، مجموعه‌های اداری به افراد کمک می‌کنند تا مقاله بنویسند، ارائه‌ها را ایجاد و اجرا کنند، تکالیف را تکمیل و مرور کنند، با داده‌های تحقیق کار کنند و موضوعات مختلف را تمرین کنند. حتی در خانه، چنین نرم افزاری نیز جایگاه ویژه ای پیدا می کند. به عنوان مثال، می توانید امور مالی خانه را سازماندهی کنید، لیست خرید ایجاد کنید، از اسناد شخصی مهم مراقبت کنید، نمایش های اسلاید را با تصاویر خانوادگی طراحی کنید، یا حتی کتاب های الکترونیکی خود را بنویسید.
محبوب ترین مجموعه های اداری کدامند؟
اسناد ONLYOFFICE
ONLYOFFICE Docs یک مجموعه اداری مشترک منبع باز است که ویرایشگرها را برای اسناد، صفحات گسترده، ارائه ها و فرم ها ترکیب می کند. حداکثر سازگاری با فایل های MS Office را دارد و تمام ویژگی های ویرایش حرفه ای و همکاری را که ممکن است برای کار، مطالعه، تحقیق یا نیازهای شخصی به آن نیاز داشته باشید، ارائه می دهد.
اسناد ONLYOFFICE را می توان در فضای ابری استفاده کرد یا در محل مستقر کرد و در هر پلتفرم اشتراک گذاری ادغام کرد. اگر می‌خواهید ایمیل، مدیریت پروژه، سازماندهی اسناد، CRM و ابزارهای دیگر را اضافه کنید، می‌توانید دفتر مشارکتی کامل به نام ONLYOFFICE Workspace را انتخاب کنید. برنامه های دسکتاپ و موبایل اضافی در اختیار شما هستند تا از هر کجا که بخواهید، آنلاین و آفلاین کار کنند.
Google Workspace
Google Workspace، سابقاً G-Suite، یک دفتر آنلاین توسط Google است که شامل برنامه‌های اداری مشترک است که با یکدیگر در اکوسیستمی از ابزارهای بهره‌وری کار می‌کنند.
این برنامه شامل برنامه‌هایی مانند Gmail برای ارتباط ایمیل، Google Drive برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل، و Google Docs، Sheets و Slides برای ایجاد و ویرایش اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها با ابزارهای همکاری چندگانه برای انتخاب است. Google Workspace مبتنی بر فضای ابری است و راه حل های رایگان برای همکاری فردی و تیمی و طرح های پولی ارائه می دهد.
Microsoft Office
اکوسیستم برنامه‌های آفیس مایکروسافت یک نرم‌افزار محبوب است که برنامه‌هایی را برای ویرایش اسناد و همکاری، ذخیره‌سازی فایل، ایمیل، مدیریت پروژه و کارهای دیگر ارائه می‌دهد. دو نسخه از یک مجموعه اداری برای سبک های مختلف کار طراحی شده است.
LibreOffice
LibreOffice یک مجموعه آفیس رایگان و منبع باز است که شامل مجموعه‌ای از برنامه‌ها است: Writer، برای اسناد متنی، Impress، برای ویرایش ارائه، Calc، برای صفحات گسترده، و Draw برای نمودارها و فلوچارت‌ها.
رایگان بودن و منبع باز بودن یکی از مزیت های LibreOffice است که آن را برای بسیاری از افراد و سازمان ها به یک انتخاب تبدیل می کند. فرمت های اصلی آن OpenDocument است که بهترین پشتیبانی ممکن را از ODT، ODP و ODS تضمین می کند و فرمت های مایکروسافت نیز پشتیبانی می شوند. LibreOffice ویژگی های مشترک ندارد و کاملاً آفلاین و از رابط دسکتاپ کار می کند. اگر به کار مشترک نیاز دارید، می توانید یک مجموعه آنلاین مبتنی بر LibreOffice به نام Collabora را انتخاب کنید.
Zoho Docs
Zoho Docs یک مجموعه اداری آنلاین مشترک برای کار با اسناد متنی (Writer)، صفحات گسترده (برگ)، ارائه ها (نمایش) و یادداشت ها (Notebook) است. این برنامه با سایر برنامه های Zoho مانند Zoho CRM و Zoho Projects در یک پلت فرم یکپارچه برای همکاری و بهره وری یکپارچه می شود.
Zoho Docs گزینه‌های رایگان و پولی را ارائه می‌دهد و آن را برای افراد و مشاغل در هر اندازه‌ای در دسترس قرار می‌دهد. طرح رایگان ویژگی‌های اساسی را برای استفاده شخصی فراهم می‌کند، در حالی که طرح‌های پولی ویژگی‌های پیشرفته‌تر و فضای ذخیره‌سازی اضافی را برای مشاغل با نیازهای بزرگ‌تر ارائه می‌دهد.
ـ مجموعه آفیس شامل چه نرم افزارهایی است؟
Word processor
این پرکاربردترین اپلیکیشن آفیس است که به شما امکان می دهد فایل های متنی را در قالب های مختلف ایجاد کنید، قالب بندی و طرح بندی را اعمال کنید و اشیاء گرافیکی را به متون اضافه کنید.
Spreadsheet editor
ویرایشگر صفحه‌گسترده برنامه‌ای است که به شما امکان می‌دهد داده‌های الکترونیکی را در قالب شبکه‌ای مقیاس‌پذیر سازماندهی و مشاهده کنید، محاسبات را انجام دهید، اطلاعات را مرتب‌سازی و فیلتر کنید، نمودار بسازید، و وظایف را با استفاده از فرمول‌ها و توابع خودکار کنید.
Presentation editor
Presentation Editor نرم افزاری است برای ایجاد اسلاید برای ارائه اطلاعات بصری و متنی به مخاطب و اجرای نمایش اسلایدها با استفاده از ابزارهای ارائه دهنده و افکت های مختلف.
Digital form software
برخی از مجموعه ها دارای ابزاری برای ایجاد فرم ها و قالب ها با استفاده از فیلدهای قابل تنظیم و ارائه ابزارهایی برای پر کردن راحت و ایمن این اسناد هستند.
نمایشگر PDF
PDF viewer نرم افزاری برای مشاهده و تعامل با فایل های PDF (قالب اسناد قابل حمل) است که برای مشاهده راحت رسانه های دیجیتال طراحی شده و مجهز به ابزارهایی برای حاشیه نویسی، بررسی، پر کردن و امضای دیجیتال است.
